Tijdmanagement: 7 technieken & 3 hulpmiddelen om cliënten te helpen

Effectief omgaan met tijd komt niet vanzelf.

Daarom zijn er boeken, technieken en software voor tijdmanagement in overvloed.

Als je je drukke leidinggevende klanten of angstige patiënten begeleidt op de weg naar beter tijdbeheer, heb je misschien niet alleen keuze te over, maar ben je zelfs overweldigd.

Dus in plaats van in het diepe te springen, kun je beter beginnen met dit artikel, waarin we je een gebruiksvriendelijk overzicht geven van literatuur over timemanagement. We bespreken zeven kerncomponenten van timemanagement en hoe je deze kunt toepassen, samen met nuttige hulpmiddelen en aanbevolen lectuur voor het dagelijks leven van je cliënt.

Aangezien de tijd dringt, gaan we beginnen!

Voordat je verder gaat, willen we onze vijf tools voor positieve psychologie gratis downloaden. Deze gedetailleerde, wetenschappelijk onderbouwde oefeningen helpen jou of je cliënten om productiever en efficiënter te worden.

Het belang van tijdmanagement

Timemanagement is een verzameling gedragingen die ons helpen onze tijd effectief te gebruiken om aan de eisen van ons persoonlijke en professionele leven te voldoen. Hoewel de definitie van timemanagement van domein tot domein verschilt, geven Aeon en Aguinis (2017, p. 311) de volgende duidelijke, persoonsgerichte uitleg:

"Een vorm van besluitvorming die door individuen wordt gebruikt om hun tijd te structureren, te beschermen en aan te passen aan veranderende omstandigheden.

Deze drie componenten kunnen niet worden teruggebracht tot één wondermiddel waarmee alle problemen met tijdmanagement kunnen worden opgelost. In plaats daarvan richten verschillende strategieën - zoals de strategieën die in dit artikel worden beschreven - zich op verschillende componenten van tijdmanagement.

Waarom is timemanagement belangrijk?

Onze tijd en energie zijn eindig. We moeten ze goed verdelen over verschillende verantwoordelijkheden en ze gebruiken om voor onszelf, onze familie en vrienden te zorgen en werkgerelateerde taken uit te voeren.

Als we onze tijd beter beheren, kunnen we aan al onze verantwoordelijkheden, werkeisen en doelen voldoen. En wat nog belangrijker is, we verminderen het risico dat we overweldigd worden door stress, het gevoel hebben dat we falen en andere problemen met ons psychologisch welzijn (Aeon & Aguinis, 2017).

Uit een synthese van de bestaande literatuur (Aeon & Aguinis, 2017) bleek dat tijdmanagement:

• Positief gecorreleerd met verschillende metingen van welzijn (waaronder psychologische gezondheid, werktevredenheid, zelfvertrouwen, gevoel van eigenwaarde)
• Negatief gecorreleerd met stress
• Positief gecorreleerd met verschillende werk- en academische prestatiemetingen, waaronder academisch succes en zelfgerapporteerde werkprestaties

Als je nog steeds niet overtuigd bent van het belang van beter tijdbeheer, bekijk dan hier de TEDx-video van Brad Aeon.

Strategieën voor tijdmanagement selecteren

In de eerdere definitie van tijdmanagement noemden we drie kerncomponenten: structuur, bescherming en aanpassing.

• Structuur verwijst naar hoe onze tijd wordt waargenomen, gemeten en toegewezen.
• Bescherming is hoe we voorkomen dat onze tijd wordt verspild, verkeerd wordt besteed of van onze plannen afwijkt.
• Aanpassing verwijst naar hoe goed we kunnen omgaan met onverwachte taken of verrassingen.

In dit artikel bespreken we zeven belangrijke tijdmanagementstrategieën die kunnen worden gegroepeerd op basis van deze drie componenten. Deze taxonomie is nuttig bij het kiezen van een strategie. Alle strategieën helpen onze tijd en doelen te beschermen, maar sommige voldoen ook aan de andere componenten.

Strategie 1: Tijdverspillers identificeren en elimineren

Tijdverspillende activiteiten verbruiken tijd, energie en moeite zonder bij te dragen aan de algemene output/einddoel (Gordon & Borkan, 2014).

Om te identificeren van welke tijdverspillers de cliënt afhankelijk is, gebruik je een dagelijks dagboek, waarin je hun activiteiten en de tijd die ze eraan besteden noteert (Gordon & Borkan, 2014). Zodra cliënten weten welke tijdverspillende activiteiten er zijn, kunnen ze deze aanpakken.

Tijdverspillers kunnen vele vormen aannemen, maar er bestaan verschillende praktische oplossingen om ze tegen te gaan (zie onderstaande tabel, aangepast van Gordon & Borkan, 2014).

Strategie 2: Blijf weg van perfectionisme

Als je je te veel zorgen maakt over een perfect product/resultaat, kunnen de best voorbereide plannen snel ontsporen. Perfectionisme is een onaangepast gedrag dat wordt gekenmerkt door extreme zelfkritiek, angst om fouten te maken, zelftwijfel en onmogelijke normen (Rice e.a., 2012).

Perfectionisten ervaren weinig plezier in hun professionele en persoonlijke leven omdat ze te veel bezig zijn met hun prestaties en een hoger risico lopen op uitstelgedrag, psychologische stress en verschillende psychologische syndromen (Rice e.a., 2012; Shafran e.a., 2016).

Ze herhalen vaak acties, cirkelen rond een onbereikbaar doel en verspillen uiteindelijk tijd die aan andere taken besteed had kunnen worden (Shafran et al., 2016).

Naast de andere strategieën in ons artikel worden de volgende aanbevolen om perfectionisme te overwinnen.

1. Perfectionisten vertrouwen op binaire denkmodellen (goed-fout) en hebben een lage tolerantie voor fouten (Shafran et al., 2016). Help je cliënt erkennen dat een project nooit perfect zal zijn, neem een vriendelijkere innerlijke stem aan en plan tijd in voor feedback.
2. Verdeel taken in kleinere, haalbare doelen met duidelijke verwachtingen bij het stellen van doelen. Het eerste doel is bijvoorbeeld het produceren van een conceptversie met fouten, maar met de juiste structuur. Voor het tweede doel kan de cliënt zich richten op het verfijnen van het stuk en het oplossen van typefouten.
3. "Perfect' werk is onbereikbaar en 'perfect' is meestal slecht gedefinieerd. Identificeer in plaats daarvan de kernaspecten van het project die de meeste impact zullen hebben en hetzelfde resultaat zullen bereiken als een perfect project. Richt je op deze aspecten in plaats van op de minder belangrijke.

Strategie 3: Uitstelgedrag elimineren

Uitstelgedrag is een vermijdingsgedrag dat deel uitmaakt van een negatieve cyclus waarbij het individu weet dat de uitkomst van de taak essentieel is.

Toch heeft de actie van de taak een negatieve ervaring (van Eerde, 2003).

Uitstelgedrag kent vele vormen en gaat gepaard met negatieve gevoelens zoals schuld en faalangst. De hele ervaring is stressvol, wat cliënten willen vermijden of veranderen (van Eerde & Klingsieck, 2018).

Het elimineren van uitstelgedrag begint met bewustwording en vervolgens met een interventie (van Eerde, 2003).

Volgens een meta-analyse van vier verschillende interventies was Cognitieve Gedragstherapie de meest effectieve interventie tegen uitstelgedrag, ongeacht of tijdmanagementstrategieën, zoals het opsplitsen van een taak in kleinere brokken, het prioriteren van taken, het stellen van doelen of het effectief beheren van tijd, werden meegenomen (van Eerde & Klingsieck, 2018).

Een andere effectieve strategie is kracht- en assertiviteitstraining (van Eerde & Klingsieck, 2018; Visser, et al., 2017). In deze training werd lerenden geleerd hoe ze hun sterke punten konden identificeren en toepassen in situaties waarin ze zouden uitstellen. Deze waren zeer effectief wanneer ze werden gebruikt binnen een cognitief gedragskader.

Strategie 4: Zeg nee tegen extra werk

Extra werk krijgen terwijl je aan een bestaande werkbehoefte probeert te voldoen is niet ongewoon. De implicatie van het aannemen van extra werk is echter dat:

1. We hebben minder tijd om aan onze bestaande werkdruk te voldoen, waardoor het risico op mislukking toeneemt.
2. De kans dat we ons gestrest en angstig voelen om onze doelen te bereiken neemt toe.

Zulk extra werk doen is vaak niet in iemands belang. Oefen het afwijzen van de mogelijkheid op een neutrale manier waarbij de implicaties van het extra werk op de beschikbare tijd expliciet worden gemaakt (Beagrie & McGee, 2007). Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je dat kunt doen:

Hier is een korte handleiding over Assertiviteit op de werkplek.

Strategie 5: Prioriteiten bepalen

Niet alle taken zijn even belangrijk of urgent.

Weten welke taken het belangrijkst zijn en deze een hogere prioriteit en meer focus geven is van vitaal belang. Een voorbeeld van slechte prioritering is wanneer een project dat over een week klaar moet zijn, over het hoofd wordt gezien voor een project dat over drie weken klaar moet zijn.

Eisenhower Matrix

Een handige manier om prioriteiten te stellen is het gebruik van de Eisenhower Matrix (Covey, 1991). Taken worden verdeeld over twee dimensies: belangrijkheid en urgentie.

Om taken te classificeren, begin je met de deadline en werk je terug van hoge urgentie naar lage urgentie. Urgentie verwijst naar de urgentie van de deadline van de taak. Bij urgentie zijn taken die binnenkort af moeten zijn urgent en taken met een latere deadline zijn niet urgent.

Voeg vervolgens een extra classificatie toe aan elke taak: belang. Beoordeel het belang van elke taak door te kijken naar de impact en de bijdrage aan langetermijndoelen. Taken die bijdragen aan essentiële doelen hebben een hoog belang, terwijl taken die geen bijdrage leveren niet belangrijk zijn.

Bijgevolg worden alle taken toegewezen als dringend of niet dringend en ook geclassificeerd als belangrijk of niet belangrijk.

Je matrix moet eruitzien zoals in de afbeelding, en de taken moeten van links naar rechts worden geprioriteerd, te beginnen met de bovenste rij.

• Doen - Prioriteit 1
  In het kwadrant linksboven staan taken die hoog scoren op beide dimensies. Dit zijn de meest dringende taken die je onmiddellijke aandacht vereisen. Ze moeten als eerste worden voltooid.
• Agenda - Prioriteit 2
  Taken die belangrijk maar niet dringend zijn (kwadrant rechtsboven) hebben nog geen concrete deadlines. Deze taken moeten worden opgesplitst in kleinere taken of worden ingepland voor later.
• Delegeren - Prioriteit 3
  Taken die dringend maar niet belangrijk zijn (kwadrant linksonder) vereisen niet je persoonlijke aandacht. In plaats daarvan kun je deze taken aan iemand anders delegeren.
• Verwijderen - Prioriteit 4
  Taken in het kwadrant rechtsonder zijn het minst belangrijk en niet urgent. Ze kunnen worden weggegooid of bewaard voor wanneer de werkdruk afneemt.

Niet alle taken kunnen echter even belangrijk en urgent zijn. Als dat wel het geval is, moeten er prioriteiten worden gesteld, anders raakt de persoon overweldigd en overbelast.

Strategie 6: Focus op diepgaand werk

Diep werk verwijst naar het vermogen om in een rustige, afleidingsvrije omgeving met intense focus en concentratie te werken (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Onze cognitieve vaardigheden worden in deze omgeving als een spier getraind. Ons concentratie- en productievermogen wordt opgerekt en verbetert na verloop van tijd. De mentale ervaring is vergelijkbaar met een flowtoestand, gekenmerkt door intense concentratie en focus waarbij de perceptie van tijd verdwijnt (Csikszentmihalyi, 1990).

Diep werk is het beste voor uitdagend werk dat absolute focus vereist, maar dat moeilijk te bereiken is door de afleidingen in ons dagelijks leven. Daarom moet diep werk worden beschouwd als een vaardigheid die kan worden aangescherpt en verbeterd door regelmatige oefening, net als elke andere vaardigheid.

Begin met het volgende als je diepgaande werkvaardigheden probeert te verbeteren (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Wijs een aanzienlijk deel van de tijd toe aan ononderbroken focus (d.w.z. geen tijdverspillers en geen onderbrekingen).
2. Reserveer deze tijd 's ochtends wanneer je je fris en gemotiveerd voelt. Controleer van tevoren geen e-mails of andere communicatie om te voorkomen dat je wordt afgeleid.
3. Plan, net als bij lichaamsbeweging, voldoende rust en slaap in. Het is alleen mogelijk om constant in hetzelfde tempo te werken als je rust. Wijs dus de meer beheersbare, minder cognitief veeleisende taken toe aan andere werkperiodes en neem de tijd om te herstellen.

Strategie 7: Volg de 80/20-manier

De 80/20 regel, ook bekend als het Pareto-principe, gaat over onbalans. De energie die aan een taak wordt besteed is niet gelijk aan de waargenomen output (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Ter illustratie:

1. 20% van de tijd levert 80% van het werk op. Stel je voor dat je cliënt een presentatie moet geven. Het in elkaar zetten van een ruwe maar uitgebreide opzet (80%) kost weinig tijd (20%).
2. De overige 20% van het werk neemt echter ongeveer 80% van de tijd in beslag. Ook al is het grootste deel van het werk gedaan, het resterende werk dat nodig is om de presentatie te verfijnen (20%) kost veel tijd (80%). Als je klant zijn project zo had gepland dat hij maar 20% van de tijd over had voor dit werk, dan zou hij zijn deadline niet halen.
3. 20% van het werk is essentieel, 80% niet. Weten hoe je prioriteit kunt geven aan de kritieke 20% boven de minder belangrijke 80% is van vitaal belang bij het beheren van onze tijd en werkdruk.

Met dit in gedachten moet je bij het plannen van een schema het volgende doen (Vaccaro, 2000):

1. Verdeel de beschikbare tijd ongelijk om rekening te houden met de 80/20 verdeling. Laat voldoende tijd over voor verfijning, correcties en feedback.
2. Neem taken door en deel ze in bij de 20% of 80% categorie. De 20% taken zijn essentieel, leveren belangrijke resultaten op en hebben een directe invloed op andere doelen. De 80% taken zijn dringend maar optioneel, duren langer dan verwacht en zijn slopend.
3. Classificeer subtaken als 20% of 80% als je aan een groter project werkt. Geef altijd prioriteit aan de essentiële taken (20%) boven de niet-essentiële taken (80%).

Aanbevolen boeken over timemanagement

Lezers hebben keuze te over als ze op zoek zijn naar boeken over timemanagement. Hier geven we vier boeken die direct gerelateerd zijn aan enkele strategieën in deze post. Laat het ons weten in de reacties als je andere aanbevelingen hebt.

1. Diep werk: Regels voor gefocust succes in een afgeleide wereld - Cal Newport

Dit boek behandelt het onderwerp van diep werk: wat het is, hoe het te bereiken, en waarom het cruciaal is.

De auteur, Cal Newport, is professor in de computerwetenschappen en begrijpt het belang van toegewijde, gefocuste tijd om doelen te bereiken.

In tegenstelling tot veel andere zelfhulpboeken is het advies in dit boek toegankelijk, praktisch en leest het alsof de auteur het heeft geprobeerd en getest.

Vind het boek op Amazon.

2. Atomische Gewoonten: Een gemakkelijke & bewezen manier om goede gewoontes op te bouwen en slechte gewoontes te doorbreken - James Clear

Als we accepteren dat we onze werkstrategieën kunnen verbeteren en onze slechte gewoontes kunnen doorbreken, dan raden we Atomic Habits aan.

Dit boek beschrijft hoe kleine, consistente veranderingen in de omgeving kunnen helpen om gewoontes te vormen.

Vind het boek op Amazon.

Als je dit boek goed vond, dan raden we je ook Tiny Habits van B. J. Fogg aan. Het is vergelijkbaar met Atomic Habits, maar iets praktischer.

3. Het 80/20 principe: het geheim om meer te bereiken met minder - Richard Koch

Er is een reden waarom dit boek zo hoog aangeschreven staat. Koch verkent de geschiedenis van het 80/20 principe en geeft talloze historische voorbeelden van dit principe.

De precieze numerieke verhouding is niet essentieel, maar het concept van de onbalans tussen input en output is van vitaal belang. Om lezers te helpen begrijpen hoe ze dit principe in hun dagelijks leven kunnen toepassen, schetst Koch een aantal belangrijke stappen om de 80/20-verdeling te identificeren en prioriteit te geven aan de meest kritieke taken die de belangrijkste resultaten opleveren.

Dit is een praktisch boek, en als het principe eenmaal is begrepen, kunnen lezers gemakkelijk naar de belangrijkste hoofdstukken gaan. Het is een uitstekend boek voor mensen die weinig tijd hebben en even snel aan het principe moeten worden herinnerd.

Vind het boek op Amazon.

Tijdmanagement hulpmiddelen van PositivePsychology.com

PositivePsychology.com heeft een uitgebreide verzameling artikelen, werkbladen en hulpmiddelen voor onze lezers die kunnen helpen met tijdmanagement of tijdverspillers kunnen elimineren. Om te beginnen, bekijk de volgende gratis artikelen van onze blog:

• Hoe je gemakkelijk kunt focussen in een wereld vol afleidingen: 6 technieken
  In dit artikel leer je hoe je je focus kunt verbeteren en afleidingen kunt beheersen door middel van bewezen technieken - zoals mindfulness, tijdmanagement en diepgaand werken - die je concentratie, productiviteit en algeheel welzijn verbeteren.
• 7 Betrokkenheidsstrategieën voor studenten om beter te leren
  Hier ontdek je empirisch onderbouwde strategieën om de betrokkenheid en productiviteit van studenten te verhogen door middel van actief leren, doelen stellen, feedback en effectief tijdbeheer.
• 11 Beste hulpmiddelen en vragen voor Work-Life Balance Coaching
  Tot slot worden in dit artikel praktische hulpmiddelen en coachingsvragen besproken om cliënten te helpen de balans tussen werk en privé te verbeteren door effectief met tijd om te gaan, grenzen te stellen en de productiviteit te verhogen zonder aan welzijn in te boeten.

Activiteiten om doelen te stellen

Productiviteit en doelen stellen zijn populaire onderwerpen op onze blog. Als je niet weet waar je moet beginnen, raden we je deze post aan: Activiteiten, oefeningen & spelletjes voor het stellen van doelen. Het verwijst naar verschillende hulpmiddelen die cliënten helpen bij het identificeren en stellen van hun doelen, waaronder apps, werkbladen en een-op-een- en groepsoefeningen, om er maar een paar te noemen.

17 Productiviteit en werkefficiëntie oefeningen

Ons belangrijkste hulpmiddel dat u en uw cliënten kan helpen met hun tijdmanagement is deze uitstekende verzameling van 17 oefeningen voor productiviteit en werkefficiëntie.

De oefeningen omvatten alle zeven strategieën die in deze post zijn besproken en nog veel meer. De kit bevat een kort introductieboekje over productiviteit, ondersteund door 17 oefeningen, elk gebaseerd op een wetenschappelijk bewezen strategie.

Eén oefening richt zich op het ontwikkelen van diep werk en een andere gebruikt het 80/20 principe. Dit alles is beschikbaar als een alles-in-één kit die perfect is voor praktijkmensen die hun gereedschapskist willen uitbreiden om om te gaan met werkgerelateerde zorgen van cliënten, problemen met tijdbeheer of productiviteit.

Masterclass Motivatie en doelen stellen

Een gebrek aan motivatie en onduidelijke doelen kunnen ook invloed hebben op tijdmanagement. Om je cliënt te helpen die worstelt met motivatie en het stellen van doelen, kun je overwegen om je in te schrijven voor onze Masterclass Motivatie en Doelen stellen©.

Deze uitstekende masterclass behandelt het onderwerp motivatie en doelen stellen veel gedetailleerder en is een trainingshulpmiddel voor mensen uit de praktijk.

Het begeleidt de 17 oefeningen voor productiviteit en efficiëntie op het werk door een ander facet van zorgen en uitdagingen op de werkplek te verkennen. De American Psychological Association erkent deze masterclass en beoefenaars ontvangen na afloop negen punten voor permanente educatie.

Boodschap mee naar huis

De eindigheid van tijd en het effectieve beheer ervan worden al tientallen jaren erkend, al sinds de jaren 1950 (Claessens et al., 2007). We begrijpen dat effectief tijdbeheer essentieel is voor het succesvol stellen van doelen, het halen van deadlines en het beheersen van stress.

"Maar hoe?" vroegen jullie, en wij luisterden.

In deze post hebben we zeven verschillende strategieën onderzocht, elk gericht op ten minste één onderdeel van tijdmanagement, waarbij we hebben besproken hoe je taken beter kunt structureren, prioriteiten kunt stellen voor deadlines, tijd en concentratie kunt beschermen tegen afleiding en slimmer kunt werken in plaats van harder.

Onthoud dat sommige strategieën misschien niet werken voor je cliënt en dat hij of zij er misschien een paar moet proberen om de juiste te vinden. Maar het belangrijkste is dat je erkent dat omgaan met tijd een vaardigheid is. We kunnen het leren en we kunnen het allemaal verbeteren.

De lijst van strategieën en boeken in deze post is onvolledig; er bestaan nog veel meer strategieën. Als je een bepaalde techniek met succes hebt gebruikt of een nieuwe aanpak hebt ontwikkeld, deel die dan met ons in de comments. Boekaanbevelingen zijn ook welkom!

We hopen dat je dit artikel met plezier hebt gelezen. Vergeet niet onze vijf tools voor positieve psychologie gratis te downloaden.