10+ Handige Counseling Intake Formulieren & Sjablonen

Counseling kent vele definities en benaderingen, maar de meeste erkennen het belang van de therapeutische relatie (Nelson-Jones, 2014).

Onderdeel van deze relatie is het opbouwen van een geschikt therapeutisch kader dat "een veilige en consistente professionele structuur biedt voor het therapeutische werk dat plaatsvindt" (Knox & Cooper, 2015, p. 1).

Net als bij elke andere professionele dienst, vooral als het gaat om het welzijn en de veiligheid van de klant, zijn er procedures, beleidsregels en formulieren nodig om ervoor te zorgen dat de gegevens van de klant en zijn informatie op de juiste manier worden bijgehouden en behandeld.

Dit artikel introduceert sjablonen en formulieren die de intake, beoordeling, doorverwijzing en andere belangrijke fasen van het counselingtraject ondersteunen.

Voordat je verder gaat, dachten we dat je onze vijf tools voor positieve psychologie gratis zou willen downloaden. Deze wetenschappelijk onderbouwde oefeningen verkennen fundamentele aspecten van de positieve psychologie, waaronder sterke punten, waarden en zelfcompassie, en geven je de tools om het welzijn van je cliënten, studenten of werknemers te verbeteren.

Intake gesprekken voeren: 3 formulieren en sjablonen

Counseling begint meestal met de intake en het beoordelingsproces. Samen bieden ze cruciale mogelijkheden om informatie vast te leggen over de cliënt, zijn behoeften en zijn hoop op behandeling (Corey, 2013).

De intakeformulieren en evaluatieformulieren kunnen worden samengevoegd - hun mate van informatie overlapt elkaar en ze worden allebei gebruikt in eerste sessies - of ze kunnen apart blijven, al is het maar in termen van formulierinvulling.

In dit artikel zijn de formulieren voor het gemak en de duidelijkheid uit elkaar gehouden. We gebruiken het intakeformulier om de persoonlijke gegevens van de cliënt vast te leggen en hun eerste gedachten over waarom ze een behandeling zoeken.

In het volgende gedeelte introduceren we voorbeeld beoordelingsformulieren, die meestal gebruikt worden in de eerste (en misschien tweede) sessie van de cliënt om hun situatie, zorgen en doelen diepgaander te beoordelen en een duidelijker en gedeeld begrip te krijgen van waar ze staan en hoe ze hulp nodig kunnen hebben.

Behandel de intakeformulieren en evaluatieformulieren als sjablonen, ontworpen om naar behoefte te worden aangepast en om apart te houden of te combineren, afhankelijk van de begeleidingsaanpak, de gebruikte technieken en de behoeften van de cliënt.

Algemene counseling intake

Aan de slag gaan met nieuwe cliënten en het structureren van de eerste begeleidingssessies vereist een eerste begrip van hun achtergrond, zorgen en primaire gedachten over hoe en waar ze hulp en ondersteuning nodig hebben (Cochran & Cochran, 2015).

Het intakeformulier voor nieuwe cliënten kan voor de eerste sessie worden ingevuld om persoonlijke informatie over de cliënt vast te leggen, zoals:

• Naam, leeftijd en contactgegevens
• Werkstatus
• Redenen om hulp te zoeken
• Geschiedenis lichamelijke en geestelijke gezondheid
• Counseling doelen

Intake werknemerbegeleiding

Werknemersbegeleiding kan vele vormen aannemen en kan face-to-face, telefonisch en zelfs via live chat of e-mail plaatsvinden. Het kan worden aangeboden als reactie op (Lagerveld & Blonk, 2012):

• Een incident op het werk
• Zorgen over de geestelijke gezondheid van werknemers
• Weer aan het werk na een periode vrij
• Een medewerker op zoek naar nieuwe mogelijkheden
• Zorgen over pesten

Het intakeformulier voor personeelsbegeleiding is geschreven met een medewerker die verandering zoekt in gedachten, maar het kan ook voor andere doeleinden worden gebruikt. De medewerker vult het meestal in voordat hij of zij een counselor ontmoet:

• Beperkte persoonlijke informatie
• Contactgegevens
• Beroep en status
• Naam manager/supervisor
• Opleiding, training en arbeidsverleden
• Gezochte verandering
• Reden voor het bijwonen van counseling

Intake counseling voor koppels

Relatietherapie is "niet hetzelfde als individuele therapie, met twee cliënten in de kamer in plaats van één" (Williams, 2012, p. 1). De therapeutische relatie met de cliënt zal anders zijn en het is cruciaal om de behoeften, zorgen en persoonlijke geschiedenis van elk individu en het koppel als geheel te begrijpen.

Beide leden van de relatie vullen het intakeformulier voor relatietherapie in en hoewel dezelfde vragen worden gesteld, komen er vaak verschillende standpunten en inzichten naar voren.

De gevraagde informatie omvat meestal:

• Persoonlijke gegevens (bijv. naam, leeftijd, enz.)
• Status van de relatie
• Duur van de relatie
• Reden om hulp te zoeken
• Sterke relaties
• Relatierisico's en -zorgen

Beste counseling- en beoordelingsformulieren (+ sjablonen)

Een typische eerste counseling sessie bevat waarschijnlijk vragen als "Wat brengt je hier?" en richt zich op therapeutisch luisteren, waarbij het verzamelen van informatie een natuurlijk bijproduct van het therapeutische proces kan zijn (Nelson-Jones, 2014).

De volgende formulieren (sommige algemeen, andere met specifieke toepassingen) bieden sjablonen voor de eerste en doorlopende beoordeling van een cliënt en zijn behoeften. Er is enige overlap met de intakeformulieren, maar ze bieden een doorlopende mogelijkheid om aanvullende en waardevolle informatie te verzamelen, vooral in de eerste sessies.

Beoordeling van werknemers

Of het nu voor of tijdens een eerste sessie is, het is belangrijk om de redenen te begrijpen waarom de werknemer naar counseling gaat of wordt doorverwezen.

Het Employee Counseling Assessment Form kan nuttig zijn bij het begrijpen en bespreken van een probleem of gebeurtenis op het werk die ertoe heeft geleid dat een werknemer is doorverwezen voor counseling. Het gaat verder op het oorspronkelijke intakeformulier voor werknemers en vraagt:

• Reden voor doorverwijzing
• Details van het incident en getuigen
• Corrigerende maatregelen overeengekomen tussen adviseur en werknemer
• Commentaar van medewerkers
• Gevolgen van het niet nemen van de afgesproken stappen

Beoordeling van relatietherapie

Het kan nuttig zijn voor de counselor en een krachtige en lonende oefening voor het koppel om na te gaan hoe ze elkaar ontmoet hebben (Williams, 2012).

Gebruik de "Couple Counseling Assessment" en/of de "Couple Counseling Relationship History Assessment" om na te gaan en te beoordelen hoe het koppel elkaar heeft ontmoet, wat hen tot elkaar heeft aangetrokken en wat hun huidige graad van moeilijkheden is.

Elk lid van de relatie kan heel verschillende antwoorden hebben op vragen als:

• Hoe hebben jullie elkaar ontmoet?
• Wat trok je voor het eerst aan in je partner?
• Wat bleef jou aantrekken tot je partner?
• Wat denk je dat hen als eerste aantrok?
• Wat denk je dat hen naar jou bleef aantrekken?
• Beschrijf jullie eerste jaren samen.
• Hoe ging het toen beter?
• Hoe gaat het nu beter?
• Welke stressvolle gebeurtenissen of situaties zijn er op dit moment?
• Hoe tevreden bent u met uw huwelijk?
• Welke gebieden vereisen aandacht?

Door de antwoorden te bekijken, kun je een plan ontwikkelen en je inzetten voor dagelijks zorgzaam gedrag.

Beoordeling van vaardigheden

Soms ontbreekt het cliënten aan vaardigheden om moeilijke situaties of problemen aan te pakken (Nelson-Jones, 2014).

Door na te denken en te praten over een probleem of situatie die verontrustend is geweest, is het mogelijk om onvoldoende sterke vaardigheden en potentiële doelen voor counseling te identificeren.

Gebruik het werkblad Assessment of Insufficiently Strong Skills om na te denken over en vast te leggen wat de aard van het probleem is en waar er mogelijkheden zijn om te verbeteren, waaronder denk- en communicatievaardigheden.

Werk tijdens de sessie samen met de cliënt om het probleem of de situatie te beschrijven en doelen te stellen.

Het vastleggen van deze gebieden voor verbetering van vaardigheden zal richting geven aan toekomstige counselingsessies.

Informed Consent Forms: 3 voorbeelden

Counselors moeten voldoende competent zijn om hun diensten aan te bieden aan de cliënt. Ze moeten gekwalificeerd zijn of onder supervisie staan, opgeleid zijn volgens de richtlijnen en mandaten van de locatie waar ze hun praktijk uitoefenen, zelfbewust zijn en hun eigen problemen hebben opgelost (Sommers-Flanagan & Sommers-Flanagan, 2015).

Het idee en de praktijk van geïnformeerde toestemming is nauw verbonden met de competentie van de counselor, waarbij "cliënten het recht hebben om te weten wat je opleidingsstatus is en welke supervisieafspraken je hebt" (Sommers-Flanagan & Sommers-Flanagan, 2015, p. 19).

De counselor moet aangeven wat zijn kwalificaties zijn, welke technieken hij zal gebruiken en hoe lang de counseling zal duren.

Hieronder volgt een selectie van voorbeelden van geïnformeerde toestemming. Er zijn er nog veel meer beschikbaar die geschikt kunnen zijn voor uw behoeften en die u kunt vinden door snel online te zoeken.

• Counseling en psychotherapie - Het is belangrijk dat de cliënt weet dat de counselor een vergunning heeft, het aantal en de duur van de sessies en hoe hij of zij een afspraak kan maken of annuleren. En hoewel vertrouwelijkheid van vitaal belang is, geeft de cliënt meestal toestemming aan de counselor om op te treden als hij of zij of anderen in gevaar zijn of dreigen te raken.
• Informed consent for therapy agreement - Informed consent overeenkomsten verduidelijken vaak de aard van de vrijwillige deelname van de cliënt en hun verplichting om op tijd op afspraken te verschijnen. Het is ook belangrijk om te vermelden dat therapie meestal heilzaam is, maar dat er geen garanties zijn dat de cliënt beter wordt.
• Counselor in training - Wanneer counselors in training zijn en met cliënten (soms kinderen) omgaan, is het van vitaal belang dat alle partijen volledig op de hoogte zijn van het feit dat ze momenteel onder supervisie staan en zich nog moeten kwalificeren.

Deze drie voorbeelden van geïnformeerde toestemming zijn niet uitputtend en moeten worden opgesteld in overeenstemming met lokale wetten en richtlijnen, en moeten te allen tijde de rechten en behoeften van de cliënt waarborgen.

2 Nuttige verwijzingsformulieren

Er kunnen momenten zijn waarop iemand zich niet bewust is van zijn behoefte aan ondersteuning of hulp nodig heeft en niet weet wat te doen. Er kan een beroep worden gedaan op andere diensten en personen om hen door te verwijzen voor hulp.

Algemene verwijzing voor counseling

Het algemene verwijzingsformulier voor counseling kan worden ingevuld door een betrokken andere partij of door de cliënt zelf als hij/zij zelf verwijst en omvat:

• Persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, leeftijd, enz.
• Redenen voor doorverwijzing, belangrijke incidenten, enz.
• Details van de persoon die verwijst (zoals titel, rol, contactgegevens)
• Voorbeelden van gedrag
• Acties tot nu toe
• Urgentie van verwijzing

Verwijzing naar schooldecaan

De school- en collegejaren kunnen stressvol zijn voor studenten en er kunnen momenten zijn waarop ze er niet mee om kunnen gaan. Er kunnen waarschuwingssignalen zijn (Anderson University, n.d.):

• Overmatig uitstelgedrag
• Slecht gepresenteerd werk
• Onregelmatige aanwezigheid bij colleges
• Concentratieproblemen
• Storend gedrag
• Overmatig nerveus, huilerig of gespannen overkomen

Het terugspelen van hun gedrag naar de leerling kan helpen om met hen (en hun ouders) af te spreken dat ze baat zouden hebben bij doorverwijzing naar een schooldecaan.

Het formulier voor verwijzing van een leerling naar een schooldecaan kan worden ingevuld door de leerkracht of supervisor en bevat de redenen voor verwijzing:

• Naam student en voogd
• Gedragsmatige redenen voor doorverwijzing
• Details van incidenten
• Acties tot nu toe
• Eventuele risico's die moeten worden vastgelegd

Telehealth begeleidingsformulieren: 5 nuttige sjablonen

Het aanbieden van gezondheidszorg op afstand of telegezondheidszorg blijft groeien op het gebied van counseling en therapie (Kanatouri, 2020).

Krachtige online platforms zoals Quenza bieden een schat aan kant-en-klare tools, functionaliteit en sjablonen voor gebruik met face-to-face of externe cliënten.

Het artikel met de titel How to Build and Send Counseling Forms legt uit hoe je telegezondheidsformulieren effectief kunt gebruiken en biedt de volgende sjablonen:

• Informed Consent for Online Counseling definieert wat verwacht en geaccepteerd wordt bij online counseling.
• Patient Health Questionnaire biedt een online aanpak voor het beoordelen van de depressieve symptomen van een cliënt.
• De beoordeling van de algemene angststoornis wordt gebruikt om de algehele angst van een cliënt te beoordelen.
• Schoolverwijsformulier is handig voor ouders en leerkrachten die leerlingen doorverwijzen voor counseling
• Employee Counseling Form legt informatie over werknemers en details rond een mogelijk incident vast, samen met corrigerende maatregelen.

Elk van de bovenstaande formulieren en sjablonen kan snel worden gebouwd of aangepast voor telegezondheidsdoeleinden met een online tool zoals Quenza. Het platform is gebouwd voor zorgverleners door de oprichters van PositivePsychology.com om te voldoen aan de behoefte aan een gebruiksvriendelijk, aantrekkelijk zorgplatform.

2 Beste vormen voor groepsbegeleiding

Groepstherapie kan een zeer effectieve manier zijn om ondersteuning te bieden aan meer cliënten, waarbij individuen leren van andere leden en de counselor (Cochran & Cochran, 2015).

"Het uiteindelijke doel van het proces voor veel groepen is om groepsleden te helpen op elkaar te reageren met een combinatie van therapeutische aandacht en het delen van hun eigen reacties en gerelateerde ervaringen" (Cochran & Cochran, 2015, p. 329).

Groepswerk kan worden ondersteund door formulieren die zelf als interventies fungeren of die het werk vastleggen voor evaluatie tijdens of na de uitvoering.

De prestaties van een groep evalueren

Gebruik het evaluatieformulier voor de steungroep om individuele ervaringen over de prestaties van de groep vast te leggen die kunnen helpen bij het structureren van de begeleiding in de toekomst.

Bijvoorbeeld:

Wat vond je het leukst aan de groep?
Wat vond je het minst leuk aan de groep?
Wat vindt u over het algemeen van de groep? (0 = had geen waarde; 10 = ongelooflijk waardevol)
In hoeverre heeft deze groep een verschil gemaakt in uw leven? (0 = helemaal niets; 10 = heel veel)
Voelde u zich veilig om opmerkingen te maken of vragen te stellen? (0 = helemaal niet; 10 = heel erg)

Ouderlijke toestemming voor groepstherapie

Net als bij individuele counseling moet er toestemming van de ouders worden gevraagd voor het bijwonen van groepssessies.

Gebruik het toestemmingsformulier voor groepstherapie om toestemming van de ouders te krijgen voordat je een kind laat deelnemen aan groepstherapie.

PositivePsychology.com's Relevante Hulpmiddelen

We hebben veel gratis bronnen, waaronder formulieren voor counseling, zoals:

• BASIS-ID sjabloon voor multimodale coaching
  Deze handige sjabloon maakt gebruik van multi-modale coaching om de gewoonten van cliënten te beoordelen en hoe deze te doorbreken.
• Sessie Feedback Formulier
  Leg de evaluatie van je cliënt over een sessie vast en gebruik het om toekomstige counseling te verbeteren.
• Coaching Intake Formulier
  Vul dit formulier in voordat u deelneemt aan life coaching om de counselor voor te bereiden op de eerste sessie.
• Brief Mental Status Exam Formulier
  Gebruik dit formulier om de resultaten van een kort mentaal statusonderzoek vast te leggen.

Uitgebreidere versies van de volgende tools zijn beschikbaar met een abonnement op de Positive Psychology Toolkit©, maar ze worden hieronder kort beschreven:

• Achterwaartse doelen plannen

Planning en voorbereiding zijn een integraal onderdeel van het bereiken van doelen en een krachtige interventie in counseling.

Deze vorm vergemakkelijkt het plannen in omgekeerd chronologische volgorde om de kans te minimaliseren dat de huidige realiteit wordt gezien als een obstakel voor het bereiken van de gewenste eindtoestand van de cliënt.

• • Stap één - Identificeer en visualiseer het einddoel.
  • Stap twee - Identificeer en schets de stappen om daar te komen.
  • Stap drie - Onderneem actie en reflecteer op de vooruitgang.
• De energie-audit

Vul dit auditformulier in om cliënten te helpen hun energie gedurende de dag te beheren.

• • Stap één - Gebruik het formulier om je energieniveau bij te houden.
  • Stap twee - Noteer het dagelijkse energieniveau.
  • Stap drie - Gebruik het formulier in het adviesgesprek om te bespreken hoe je je energieniveau weer op peil kunt brengen.

Als je op zoek bent naar meer wetenschappelijk onderbouwde manieren om anderen te helpen hun welzijn te verbeteren, bekijk dan deze verzameling van 17 gevalideerde positieve psychologische hulpmiddelen voor beoefenaars. Gebruik ze om anderen te helpen floreren en bloeien.

Boodschap mee naar huis

Een coöperatieve werkrelatie is fundamenteel voor een positieve therapeutische alliantie en moet vanaf het begin van de counseling worden ingebed (Nelson-Jones, 2014).

Het maken, invullen en veilig opslaan van intakeformulieren, beoordelingsformulieren, verwijzingsformulieren en andere essentiële formulieren zorgt ervoor dat:

• Een robuuste therapeutische alliantie tussen hulpverlener en cliënt
• De behoeften van de klant komen op de eerste plaats
• Vertrouwelijkheid wordt gehandhaafd en de juiste records worden bijgehouden.
• Behandeling is passend en werkt aan de doelen van de cliënt

Het juiste gebruik van formulieren bevordert een volledig begrip van de omstandigheden van de cliënt, of het nu gaat om een individu, een deel van een stel, een werknemer of een student. De formulieren vergemakkelijken de behandeling door het verduidelijken en communiceren van de counselingaanpak en de verwachtingen van de cliënt.

Voor de student, het personeelslid of het koppel leggen de formulieren de veranderende dynamiek, inzichten en situatie vast en kunnen ze worden gebruikt om de vooruitgang naar behandelingsdoelen te meten.

De formulieren en sjablonen in dit artikel kunnen worden samengevoegd en aangepast aan de structuur en theoretische benadering van de counselor. Ze bieden feedback, leerervaringen en vertrouwen voor de groeiende professional, en markeren mogelijk wegen voor toekomstige training en vaardigheidsontwikkeling.

Voor een HIPAA-compliant systeem dat al je formulieren elektronisch aanmaakt en opslaat, en het makkelijk maakt om ze naar cliënten te sturen om ze in te vullen, kun je Quenza overwegen , gebouwd met de behandelaar in gedachten.

We hopen dat je dit artikel met plezier hebt gelezen. Vergeet niet onze vijf tools voor positieve psychologie gratis te downloaden.