Negatieve feedback op een positieve manier geven (+ voorbeelden)

Negatieve feedback kan moeilijk zijn om mee om te gaan en, als het slecht wordt gegeven, niet helpen.

We hebben allemaal wel eens kritiek gekregen - dat ongemakkelijke gesprek dat vaak wordt afgezwakt met beleefdheden - maar het is niet gemakkelijk om te geven of te nemen.

En toch, als feedback gepast, tijdig en goed verpakt is, kan het een positieve en zelfs levensverbeterende ervaring zijn. Uit een enquête van Gallup blijkt zelfs dat werknemers liever wel dan geen feedback krijgen - zelfs als die feedback negatief is (Brim & Asplund, 2009).

Dit artikel gaat dieper in op de subtiele kunst van het feedback geven en biedt technieken om het bijbehorende ongemak te verminderen.

Voordat je verder gaat, willen we onze vijf tools voor positieve psychologie gratis downloaden. Deze wetenschappelijk onderbouwde hulpmiddelen helpen jou en degenen met wie je werkt om betere sociale vaardigheden op te bouwen en beter contact te maken met anderen.

Positief negatieve feedback geven: 11 Technieken

Hoe weten we of we het juiste doen? En ook, hoe weten we of we het goed doen?

Zonder feedback zijn we afgesneden. We gedragen ons op een manier waarvan we denken dat het goed is, terwijl we onwetend blijven en in het duister tasten.

Positieve feedback vertelt ons niet waar we fout gaan, maar helpt ons onze beste kwaliteiten te verbeteren. Het vertelt ons om door te gaan zoals we zijn - en misschien wel meer.

Hoewel negatieve feedback misschien duidt op een focus op ons slechtste, creëert het een immense kans op verbetering als het in het juiste licht wordt gezien. Een inzichtelijke kritiek biedt immers een kans om te groeien en uit te blinken (Chappelow & McCauley, 2019).

Chappelow en McCauley schrijven in de Harvard Business Review:

"Feedback - zowel positief als negatief - is essentieel om managers te helpen hun beste kwaliteiten te verbeteren en hun slechtste kwaliteiten aan te pakken, zodat ze kunnen uitblinken in het geven van leiding."

En het geldt niet alleen voor managers, het geldt voor ons allemaal.

Waar moeten we rekening mee houden als het gaat om feedback?

Er zijn verschillende punten waar we aan moeten denken voordat we iemand vertellen wat we denken:

1. Harde feedback kan averechts werken.
   Geef feedback voorzichtig en met respect. Als het te vaak wordt gegeven en zonder rekening te houden met gevoelens, zal de persoon aan de andere kant terugvallen in een verdedigingsmodus - en mogelijk zijn zelfvertrouwen, gevoel van eigenwaarde en motivatie verliezen.
2. Feedback is niet altijd negatief.
   Richt je niet voortdurend op wat niet werkt of niet goed wordt gedaan. Aandacht besteden aan wat goed gaat, kan iemands groei ondersteunen en zijn ontwikkeling in de juiste richting sturen.
3. Feedback is niet altijd positief.
   Aan de andere kant moet je je niet altijd richten op sterke punten. Als je alleen de positieve punten aanhaalt, zal de luisteraar teruggaan naar waar hij mee bezig was en denken dat hij niets te verbeteren heeft. Toch zullen ze blij zijn omdat ze bijna alles goed lijken te doen. De balans tussen punt twee en drie is essentieel.
4. Een oplossing bieden is misschien niet het antwoord.
   Stel vragen die aanzetten tot nadenken. Dergelijke open ondersteuning kan de persoon inzicht geven in wat hij goed of slecht heeft gedaan en stimuleert onderzoek en reflectie.

Hoe kan negatieve feedback positief worden gegeven?

Ashira Prossack, die schrijft voor Forbes (2018), zegt: "Feedback is het beste hulpmiddel van een manager, maar het is alleen effectief als het op de juiste manier wordt gegeven."

Het is lastig. Maar als het goed wordt gedaan, kan de cliënt of werknemer zelfs dankbaar zijn.

Per slot van rekening is het misschien geen verrassing voor de ontvanger, en moeilijkheden naar buiten brengen kan een productieve dialoog creëren. Negatieve feedback die op een positieve manier wordt gegeven, kan stimulerend werken en iemand helpen om geen fouten meer te maken en hem de nodige training en ondersteuning te geven.

Maar als er onhandig mee wordt omgegaan, zonder respect, hoffelijkheid en aandacht voor het einddoel, zal het worden genegeerd of leiden tot terugtrekking - mentaal, emotioneel of zelfs fysiek.

Prossack stelt de volgende richtlijnen voor:

• Vermijd om negatieve feedback in lof te verpakken
  De feedback sandwich (er zijn meer spreektaalnamen voor), hoewel populair, is niet altijd gepast.

Het standaard compliment/critiek/compliment kan een verkeerd beeld geven van hoe iemand presteert. Twee positieven wegen zwaarder dan één negatief en kunnen daarom wijzen op een succesvolle prestatie.

• Constructieve kritiek
  Het identificeren van het probleem en vervolgens met een plan komen om het op te lossen is een krachtig ontwikkelingsinstrument.

Help de persoon manieren te vinden om te voorkomen dat hij dezelfde fout maakt terwijl hij een nieuw gedrag of een betere aanpak aanleert.

• Regelmatige follow-up
  Het is niet genoeg om te zeggen dat er een probleem is en het dan te laten rusten.

Maak een ontwikkelingsplan met regelmatige ontmoetingen. Geef begeleiding en vraag de persoon om de stappen die ze hebben geïmplementeerd te bevestigen, de training die ze hebben gevolgd en of het resultaat is verbeterd. Dit zal ook helpen bij het opbouwen van vertrouwen en een sterkere relatie voor toekomstige feedback.

• Wees eerlijk en oprecht
  We zijn ons vaak bewust van onze ondermaatse prestaties, dus de feedback mag geen verrassing zijn. Maak duidelijk dat je de persoon wilt helpen zich te verbeteren, in plaats van fouten te vinden.
• Wees direct en duidelijk
  Laat de persoon aan het einde van de feedback niet de kamer uitlopen met de gedachte 'wat is er net gebeurd? Zeg de feedback duidelijk en direct, zonder onbeleefd of onverschillig te zijn. Stuur indien nodig een e-mail als follow-up om de besproken punten te verduidelijken.
• Moedig zelfreflectie aan
  Ga met de persoon in gesprek; vraag naar zijn of haar gedachten over wat er is gebeurd en waarom. Het kan zijn dat hun acties gerechtvaardigd waren en dat jouw beeld van wat er is gebeurd onvolledig is.
• Stop en luister
  Je bent misschien net zo nerveus als de persoon aan wie je feedback geeft, en dat kan ertoe leiden dat je te veel praat. Stop en luister.

Als je de tijd neemt om hun positie te begrijpen, creëer je empathie en diep inzicht.

Onthoud dat deze punten alleen als leidraad dienen. Bij het geven van negatieve feedback moet rekening worden gehouden met de persoon en zijn of haar situatie.

Kritische versus constructieve feedback

Of je nu feedback geeft aan een medewerker, collega, cliënt of dienstverlener, het is cruciaal om te begrijpen hoe je feedback waardevol maakt.

Feedback kan constructief zijn, zowel positief als negatief, zolang het groei stimuleert. Aan de andere kant dient kritische feedback weinig anders dan iemand vertellen dat ze niet erg goed zijn.

We moeten daarom beginnen met het doel van feedback: verbetering. Het moet voor de ontvanger duidelijk zijn wat er goed is gegaan en wat er moet worden gecorrigeerd of verbeterd.

Ze moeten begrijpen wat ze moeten veranderen en een duidelijk pad hebben om de benodigde vaardigheden te leren.

Dus, hoe geven we constructieve feedback zonder het kritisch te maken?

Om constructieve feedback nuttig te laten zijn, moet je het volgende doen (Krakoff, 2020):

• Vertrouwen opbouwen
  Als je weet dat je in de toekomst feedback moet geven, ben je in het voordeel.

Bouw een positieve relatie op die open, oprecht en vertrouwend is. Feedback wordt gemakkelijker geaccepteerd van iemand die we kennen, respecteren, vertrouwen en die het beste met ons voor heeft.

• Breng het positieve en het negatieve in balans
  Niemand is helemaal slecht of helemaal goed.

Presenteer een evenwichtig perspectief dat positief gedrag aanmoedigt en tegelijkertijd de negatieve gedragingen erkent waar ze doorheen moeten werken. Het is belangrijk om niet te misleiden en toch een aantal positieve punten aan te bieden om gemotiveerd te blijven.

• Praat face-to-face
  Waar mogelijk moet opbouwende kritiek persoonlijk worden geuit. Een telefoongesprek geeft geen lichaamstaal weer en kan de nuances van het gesprek maskeren.

Een e-mail kan geen duidelijke context hebben, onduidelijk zijn en in de inbox van de persoon belanden als een cartoonbom die wacht om te ontploffen als erop geklikt wordt.

• Oordeel niet
  Totdat je de kans hebt gehad om met de betrokken persoon te praten, moet je geen betekenis of bedoeling toekennen aan wat er is gebeurd.

Geef de persoon de kans om uit te leggen waarom hij/zij zich gedroeg zoals hij/zij deed.

• Wees specifiek
  Niet overgeneraliseren of afdwalen naar andere onderwerpen.

Focus op het punt van feedback.

• Wordt niet persoonlijk
  Verwar de persoon niet met zijn acties.

Persoonlijk zijn zal ertoe leiden dat de ontvanger zich afsluit. Ze zullen minder geneigd zijn om te handelen naar, of te leren van, de gedeelde punten.

• Wees consistent
  Afhankelijk van de frequentie van de feedback, zou de ontvanger niet verrast moeten zijn door wat je te zeggen hebt. Regelmatige interactie kan lange, negatieve en onverwachte feedback helpen voorkomen.
• Houd feedback fris
  Vermijd een lange periode tussen het incident (of gedrag) en het geven van feedback. De discussie moet actueel zijn, zodat niemand zich probeert te herinneren wie of wat erbij betrokken was.

Zorg ervoor dat de aanpak past bij de context. Bent u zich bewust van familie- of gezondheidsproblemen die de prestaties kunnen beïnvloeden? Hoe heeft de persoon eerder gereageerd op feedback?

Antwoorden op deze vragen beïnvloeden hoe je omgaat met positieve en negatieve feedback.

5 Voorbeelden uit de praktijk

Feedback geven op een gepaste en genuanceerde manier is een uitdaging. Om het goed te doen, zijn oefening, ervaring en observatie essentieel.

De volgende voorbeelden kunnen als uitgangspunt dienen:

Er zijn veel manieren om feedback te geven; bedenk wat het doel ervan is en hoe je feedback kunt zien als een kans om te groeien.

Nuttige feedback op de werkplek Video's

Er zijn enkele uitstekende video's online die nuttige richtlijnen bieden voor het geven van feedback:

Tips voor het geven van negatieve feedback op het werk

We moeten het geven (of ontvangen) van negatieve feedback niet uit de weg gaan. Hoewel het niet altijd prettig is - het kan de luchtbel van perfectie van een medewerker verbrijzelen - is kritische input essentieel voor bedrijfsprestaties (Chappelow & McCauley, 2019).

We geven misschien niet graag feedback, maar uit onderzoek blijkt dat werknemers meer willen, niet minder - en zowel positieve als negatieve input (Rice, 2011).

Het is waar: als we nooit feedback krijgen, hoe weten we dan hoe we het doen? Mensen met een groeimindset zien feedback als een kans om bij te houden hoe ze het doen en de hulp te zoeken die ze nodig hebben om zich te ontwikkelen (Zojceska, 2019).

Om de perceptie van bedreiging te minimaliseren, moeten we dus kijken naar de levering. De volgende beperkte aanpak geldt ook voor een lid van je team, externe consultant of collega.

Negatieve feedback in een notendop

Chappelow en McCauley van het Center for Creative Leadership onderwijzen een aanpak die Situation-Behavior-Impact heet. Het is een eenvoudig maar krachtig model voor werksituaties.

Zowel sterke als zwakke punten moeten duidelijk en specifiek worden gecommuniceerd, op een professionele en zorgzame manier door duidelijk te maken:

• Wanneer en waar het gedrag plaatsvond
• Wat het gedrag was
• Wat het resultaat van het gedrag was (d.w.z. gedachten, gevoelens en acties)

Zorg er tegelijkertijd voor dat je geen feedback geeft:

• Veroordelend zijn - Dat had je niet moeten zeggen
• Overgeneraliseren - Je zegt altijd dat
• Uitgaan van de gedachten achter het gedrag - Je hebt geen respect

Als feedback op de juiste manier wordt gegeven, is de kans groter dat het wordt gehoord, dat er over wordt nagedacht en dat er naar wordt gehandeld.

De laatste fase is het afspreken van de volgende stappen die het gedrag of het resultaat uiteindelijk zullen voorkomen.

Feedback aan uw manager

Een van de meest belemmerende situaties voor je carrière is misschien wel het verkeerd geven van feedback aan je manager. Ga te ver en je kunt beperkt worden in je vooruitgang; reageer te zwak en je wordt misschien niet als leidinggevend beschouwd.

Het mes snijdt aan twee kanten. Dus hoe pak je het aan?

Volgens Jeremy McAbee (2019) zijn er drie technieken voor nuttige "opwaartse feedback" - waarvan we er al enkele zijn tegengekomen:

• Wees specifiek
  Praat niet in generalisaties of abstracties, maar gebruik specifieke concrete voorbeelden.
• Focus op je perspectief
  Gebruik "ik" in plaats van "jij". Deze benadering houdt de focus op je gedachten, overtuigingen en gevoelens in de situatie.
• Bedenk oplossingen
  Als het gaat om een probleem waar je mee te maken hebt, in plaats van een gedrag, bied dan een oplossing. Hoe zou je kunnen helpen? Is er een manier waarop je het probleem zou kunnen wegnemen of verminderen?

Wat moet ik niet doen?

Doe tijdens de feedback niet het volgende (vooral niet als de feedback negatief is):

• Leg uit wat jij zou doen in hun positie
• Speculeren over waarom ze zich gedroegen zoals ze deden
• Het verkeerde moment kiezen om feedback te geven; bijvoorbeeld in het bijzijn van andere mensen of tijdens een crisis.

Op het werk moet feedback op een niet-persoonlijke manier worden gegeven en ontvangen, waarbij de nadruk ligt op wat goed is voor het bedrijf.

We hebben echter allemaal de menselijke neiging om kleinzielig en bekrompen te zijn en aan kwetsbare ego's te lijden. Breng het bovenstaande advies en de kennis en relatie die je hebt met de collega met elkaar in balans.

Tenzij het een personeelskwestie is, werkt een informele benadering - misschien onder het genot van een kopje koffie - misschien beter dan iets te formeel.

Kan feedback te veel zijn? - Mogelijk

Hoewel de meesten van ons het ermee eens zijn dat feedback - positief en negatief - waardevol is voor het individu, zijn er vraagtekens geplaatst bij bepaalde aspecten van feedback.

Marcus Buckingham en Ashley Goodall, schrijven voor de Harvard Business Review (2019), bestrijden de waarde van "mensen vertellen wat we van hun prestaties vinden en hoe ze het beter moeten doen."

Inderdaad, "radicale transparantie" - zoals toegepast bij Netflix en de Wall Street Journal - kan niet alleen de prestaties niet verbeteren, maar ook schadelijk zijn.

Een dergelijke directe betrokkenheid veronderstelt immers dat andere mensen zich meer bewust zijn van je zwakke punten dan jijzelf. Feedback suggereert ook dat je specifieke vaardigheden mist die verbeterd moeten worden.

Over het algemeen kan feedback worden omschreven als "mijn manier is noodzakelijkerwijs jouw manier".

Dit zijn allemaal punten waar je rekening mee moet houden voordat je feedback geeft.

Daarom moeten we ervoor zorgen dat feedback om de juiste redenen wordt gegeven, waarbij we erkennen dat het beter kan zijn om in te spelen op iemands sterke punten dan om zwakke punten te "repareren".

PositivePsychology.com nuttige bronnen

Als je gepassioneerd bent over het helpen van anderen om hun leven op een zinvolle manier te verbeteren, dan is onze Masterclass Emotionele Intelligentie© iets voor jou.

Het bevat alle materialen die je nodig hebt om EQ-trainingen van hoge kwaliteit te geven die op wetenschap zijn gebaseerd.

Het werkblad Giving Negative Feedback Positively uit de Positive Psychology Toolkit© is een enorm populair hulpmiddel dat kan worden gebruikt om praktische begeleiding te bieden bij het geven van negatieve feedback op een constructieve manier, die bijdraagt aan welzijn zonder hard en veroordelend te zijn.

Een andere toolkit die perfect is voor mensen uit de praktijk is Adopting a Growth Mindset to Criticism, een waardevolle volgende stap na het ontvangen van negatieve feedback. Het is een oefening van 20 minuten die overgevoeligheid aanpakt en in plaats daarvan focust op constructieve groei.

Dit artikel over geweldloze communicatie is een nuttige start voor een manager die geneigd is om gesprekken te overhaasten, met boeken en hulpmiddelen om geweldloze communicatie in elke situatie te verbeteren. Ons speciale artikel over het verbeteren van communicatie in relaties biedt ook een reeks nuttige do's en dont's voor effectieve communicatie in een reeks contexten.

Als je op zoek bent naar meer wetenschappelijk onderbouwde manieren om anderen te helpen beter te communiceren, dan bevat deze collectie 17 gevalideerde positieve communicatiehulpmiddelen voor praktijkmensen. Gebruik ze om anderen te helpen hun communicatievaardigheden te verbeteren en diepere en positievere relaties aan te gaan.

Boodschap mee naar huis

Feedback is een waardevolle aanpak om de kloof te overbruggen tussen wat iemand doet en wat er van hem verwacht wordt.

Wanneer ze regelmatig worden aangeboden, bieden ze praktische inzichten die ontwikkeling en betere prestaties ondersteunen - een overwinning voor zowel het individu als de organisatie.

Met negatieve feedback moet echter voorzichtig worden omgegaan. De persoon die de feedback geeft, moet duidelijk zijn over zijn motivatie en het doel van de activiteit begrijpen. Ze moeten ook rekening houden met de context: persoonlijke en contextuele omstandigheden en het besef dat er informatie kan zijn die ze op dit moment missen.

Tot slot zou het dwaas zijn om aan te nemen dat onze manier altijd de meest geschikte is. Als de persoon die de feedback ontvangt wordt aangemoedigd om zijn sterke punten uit te spelen, kan hij mogelijk een effectievere manier vinden om moeilijkheden op te lossen.

Verken de technieken, leer van de voorbeelden en geef feedback gebaseerd op het doel van groei.

We hopen dat je dit artikel met plezier hebt gelezen. Vergeet niet onze vijf tools voor positieve psychologie gratis te downloaden.