10+ Formulaires et modèles utiles pour l'admission en consultation

Le conseil a de nombreuses définitions et approches, mais la plupart reconnaissent l'importance de la relation thérapeutique (Nelson-Jones, 2014).

Une partie de cette relation comprend la mise en place d'un cadre thérapeutique approprié qui fournit "une structure professionnelle sûre et cohérente pour le travail thérapeutique" (Knox & Cooper, 2015, p. 1).

Comme pour tout autre service professionnel, en particulier ceux qui se concentrent sur le bien-être et la sécurité des clients, des procédures, des politiques et des formulaires sont nécessaires pour garantir la bonne tenue des dossiers et le traitement des clients et de leurs informations.

Cet article présente des modèles et des formulaires qui facilitent l'accueil, l'évaluation, l'orientation et d'autres étapes clés du parcours de conseil.

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Mener des séances d'admission : 3 formulaires et modèles

Le conseil commence généralement par l'accueil et le processus d'évaluation. Ensemble, ils constituent des occasions cruciales de recueillir des informations sur le client, ses besoins et ses espoirs de traitement (Corey, 2013).

Les formulaires d'accueil et d'évaluation peuvent être fusionnés - leur degré d'information se chevauche et ils sont tous deux utilisés lors des premières séances - ou ils peuvent rester séparés, ne serait-ce qu'en termes de remplissage du formulaire.

Dans cet article, les formulaires sont distincts pour des raisons de commodité et de clarté. Le formulaire d'admission sert à recueillir les informations personnelles du client et ses premières réflexions sur les raisons qui le poussent à se faire soigner ; il peut être rempli avant la première séance avec le conseiller.

Dans la section suivante, nous présentons des exemples de formulaires d'évaluation, généralement utilisés lors de la première (voire de la deuxième) séance avec le client afin d'évaluer sa situation, ses préoccupations et ses objectifs de manière plus approfondie et de parvenir à une compréhension plus claire et partagée de sa situation et de la manière dont il peut avoir besoin d'aide.

Traitez les formulaires d'accueil et d'évaluation comme des modèles, conçus pour être modifiés si nécessaire, et conservés séparément ou combinés en fonction de l'approche du conseil, des techniques adoptées et des besoins du client.

Conseils généraux

Pour commencer avec de nouveaux clients et structurer les premières séances de conseil, il faut d'abord comprendre leurs antécédents, leurs préoccupations et leurs principales idées sur la manière dont ils ont besoin d'aide et de soutien et sur les domaines dans lesquels ils en ont besoin (Cochran & Cochran, 2015).

Le formulaire d'accueil du nouveau client peut être rempli avant la première séance afin de recueillir des informations personnelles concernant le client, telles que :

• Nom, âge et coordonnées
• Statut professionnel
• Raisons de demander de l'aide
• Antécédents en matière de santé physique et mentale
• Objectifs de conseil

Conseils aux employés

Le conseil aux employés peut prendre de nombreuses formes et peut se faire en face à face, par téléphone, voire par chat en direct ou par courrier électronique. Il peut être proposé en réponse à (Lagerveld & Blonk, 2012) :

• Un incident au travail
• Préoccupations des employés en matière de santé mentale
• Retour au travail après une période d'arrêt
• Un membre du personnel à la recherche de nouvelles opportunités
• Inquiétudes concernant les brimades

Le formulaire d'admission au conseil aux employés est rédigé à l'intention d'un membre du personnel en quête de changement, mais il peut également être utilisé à d'autres fins. L'employé le remplit généralement avant de rencontrer un conseiller :

• Informations personnelles limitées
• Coordonnées de l'organisme
• Profession et statut
• Nom du gestionnaire/superviseur
• Historique des études, de la formation et de l'emploi
• Changement recherché
• Raison pour laquelle vous assistez à une séance de conseil

Conseils aux couples

Le conseil aux couples est "différent du conseil individuel, avec deux clients dans la pièce au lieu d'un" (Williams, 2012, p. 1). La relation thérapeutique avec le client sera différente, et il est essentiel de comprendre les besoins, les préoccupations et l'histoire personnelle de chaque individu et du couple dans son ensemble.

Les deux membres de la relation remplissent le formulaire d'admission au conseil de couple et, tout en posant les mêmes questions, le formulaire fait souvent apparaître des points de vue et des idées différents.

Les informations demandées sont généralement les suivantes

• Données personnelles (nom, âge, etc.)
• Statut de la relation
• Durée de la relation
• Raison de la demande d'aide
• Points forts des relations
• Risques et préoccupations liés aux relations

Meilleurs formulaires de conseil et d'évaluation (+ modèles)

Une première séance de conseil typique est susceptible d'inclure des questions telles que "Qu'est-ce qui vous amène ?" et se concentre sur l'écoute thérapeutique, où la collecte d'informations peut constituer un sous-produit naturel du processus thérapeutique (Nelson-Jones, 2014).

Les formulaires suivants (certains généraux, d'autres à usage spécifique) fournissent des modèles pour l'évaluation initiale et continue d'un client et de ses besoins. Ils se recoupent en partie avec les formulaires d'admission, mais ils offrent une occasion permanente de recueillir des informations supplémentaires et précieuses, en particulier au cours des premières séances.

Évaluation des employés

Que ce soit avant ou pendant une première séance, il est important de comprendre les raisons pour lesquelles l'employé se rend ou est orienté vers un service de conseil.

Le formulaire d'évaluation du conseil aux employés peut être utile pour comprendre et discuter d'un problème ou d'un événement survenu au travail qui a conduit un employé à être orienté vers un conseil. Il s'inscrit dans la continuité du formulaire initial d'accueil des employés, qui demandait.. :

• Raison de la saisine
• Détails de l'incident et des témoins
• Actions correctives convenues entre le conseiller et l'employé
• Commentaires des employés
• Conséquences de l'absence de mesures convenues

Évaluation des conseils aux couples

Il peut être utile pour le conseiller et un exercice puissant et gratifiant pour le couple de revoir comment ils se sont rencontrés (Williams, 2012).

Utilisez le Couple Counseling Assessment et/ou le Couple Counseling Relationship History Assessment pour examiner et évaluer la façon dont le couple s'est rencontré, ce qui l'a attiré l'un vers l'autre et le degré actuel de ses difficultés.

Chaque membre de la relation peut avoir des réponses très différentes à des questions telles que :

• Comment vous êtes-vous rencontrés ?
• Qu'est-ce qui vous a attiré en premier lieu vers votre partenaire ?
• Qu'est-ce qui a continué à vous attirer vers votre partenaire ?
• D'après vous, qu'est-ce qui les a attirés en premier lieu ?
• À votre avis, qu'est-ce qui a continué à les attirer vers vous ?
• Décrivez vos premières années de vie commune.
• Comment les choses allaient-elles mieux à l'époque ?
• Comment les choses vont-elles mieux aujourd'hui ?
• Quels sont les événements ou situations stressants actuels ?
• Êtes-vous satisfait de votre mariage ?
• Quels sont les domaines sur lesquels il faut se concentrer ?

L'examen des réponses permet d'élaborer un plan et de s'engager à adopter des comportements bienveillants au quotidien.

Évaluation des compétences

Parfois, les clients n'ont pas les compétences nécessaires pour gérer des situations ou des problèmes difficiles (Nelson-Jones, 2014).

En examinant et en discutant d'un problème ou d'une situation qui a été bouleversant, il est possible d'identifier des compétences insuffisantes et des objectifs potentiels pour le conseil.

Utilisez la fiche d'évaluation des compétences insuffisantes pour réfléchir et saisir la nature du problème et les domaines dans lesquels il est possible de s'améliorer, notamment les compétences mentales et de communication.

Travaillez avec le client pendant la séance pour décrire le problème ou la situation et créer des objectifs.

L'identification de ces domaines d'amélioration des compétences permettra d'orienter les futures séances de conseil.

Les formulaires de consentement éclairé : 3 exemples

Les conseillers doivent être suffisamment compétents pour proposer leurs services aux clients. Ils doivent être qualifiés ou faire l'objet d'une supervision, être formés conformément aux lignes directrices et aux mandats en vigueur dans le lieu où ils exercent, être conscients d'eux-mêmes et avoir résolu leurs propres problèmes (Sommers-Flanagan & Sommers-Flanagan, 2015).

L'idée et la pratique du consentement éclairé sont étroitement liées à la compétence des conseillers, où "les clients ont le droit de connaître votre statut de formation et les accords de supervision que vous avez" (Sommers-Flanagan & Sommers-Flanagan, 2015, p. 19).

Le conseiller doit faire part de ses qualifications, des techniques qu'il utilisera et de la durée probable de la consultation.

Voici une sélection d'exemples de consentement éclairé. Il en existe de nombreux autres qui peuvent répondre à vos besoins et qui peuvent être trouvés grâce à une recherche rapide en ligne.

• Conseil et psychothérapie - Il est important que le client sache que le conseiller est agréé, qu'il connaisse le nombre et la durée des séances et qu'il sache comment prendre ou annuler un rendez-vous. Bien que la confidentialité soit vitale, le client donne généralement son accord pour que le conseiller agisse lorsque lui-même ou d'autres personnes sont en danger ou risquent de l'être.
• Accord de consentement éclairé pour la thérapie - Les accords de consentement éclairé clarifient souvent la nature de la participation volontaire du client et son engagement à se présenter aux rendez-vous à l'heure. Il est également essentiel de préciser que si la thérapie est généralement bénéfique, il n'y a aucune garantie que le client ira mieux.
• Conseiller en formation - Lorsque des conseillers en formation sont en contact avec des clients (parfois des enfants), il est essentiel que toutes les parties soient pleinement conscientes qu'ils sont actuellement sous supervision et qu'ils doivent encore se qualifier.

Ces trois exemples de consentement éclairé ne sont pas exhaustifs et doivent être créés en conformité avec les lois et les orientations locales, tout en préservant les droits et les besoins du client à tout moment.

2 Formulaires d'orientation utiles

Il peut arriver qu'une personne ne soit pas consciente de son besoin de soutien ou qu'elle ait besoin d'aide et ne sache pas quoi faire. D'autres services et personnes peuvent être appelés à les orienter vers des services de conseil.

Orientation générale vers des services de conseil

Le formulaire d'orientation générale vers des services de conseil peut être rempli par une tierce partie concernée ou par le client lui-même s'il s'oriente lui-même vers des services de conseil:

• Données personnelles, y compris le nom, l'adresse, l'âge, etc.
• Raisons de l'orientation, incidents importants, etc.
• Détails sur la personne qui fait la recommandation (titre, rôle, coordonnées)
• Exemples de comportements
• Actions entreprises jusqu'à présent
• Urgence de l'orientation

Orientation des élèves vers un conseiller scolaire

Les années d'école et d'université peuvent être stressantes pour les étudiants, et il peut arriver qu'ils ne parviennent pas à faire face à la situation. Les signaux d'alerte peuvent être les suivants (Anderson University, n.d.) :

• Procrastination excessive
• Des travaux mal présentés
• Participation peu fréquente aux cours
• Difficultés de concentration
• Comportement perturbateur
• Apparition d'une nervosité, d'une larme ou d'une tension excessives

Le fait de rejouer leur comportement à l'élève peut être utile pour convenir avec lui (et ses parents) qu'il serait utile de l'orienter vers un conseiller scolaire.

Le formulaire d'orientation de l'élève vers un conseiller scolaire peut être rempli par l'enseignant ou le superviseur, il indique les raisons de l'orientation et comprend :

• Nom de l'étudiant et du tuteur
• Raisons comportementales de l'orientation
• Détails des incidents
• Actions entreprises à ce jour
• Risques éventuels à prendre en compte

Formulaires de conseil en télésanté : 5 modèles utiles

La prestation de soins de santé à distance ou télésanté continue de se développer dans les domaines du conseil et de la thérapie (Kanatouri, 2020).

De puissantes plateformes en ligne telles que Quenza offrent une multitude d'outils, de fonctionnalités et de modèles prêts à l'emploi, à utiliser avec des clients en face à face ou à distance.

L'article intitulé How to Build and Send Counseling Forms explique comment utiliser efficacement les formulaires de télésanté et propose les modèles suivants :

• Informed Consent for Online Counseling définit ce qui est attendu et acceptable en matière de conseil en ligne.
• Le questionnaire sur la santé du patient offre une approche en ligne pour évaluer les symptômes dépressifs d'un client.
• L'évaluation du trouble anxieux général est utilisée pour évaluer l'anxiété globale d'un client.
• Le formulaire d'orientation scolaire est utile pour les parents et les enseignants qui orientent leurs élèves vers des services de conseil.
• Le formulaire de conseil aux employés permet de saisir les informations et les détails relatifs à un incident potentiel, ainsi que les mesures correctives à prendre.

Chacun des formulaires et modèles susmentionnés peut rapidement être construit ou modifié à des fins de télésanté à l'aide d'un outil en ligne tel que Quenza. La plateforme a été conçue pour les praticiens par les fondateurs de PositivePsychology.com afin de répondre au besoin d'une plateforme de soins de santé conviviale et attrayante.

2 Meilleures formes de séances de conseil en groupe

Le conseil de groupe peut être un moyen très efficace d'offrir un soutien à un plus grand nombre de clients, les individus apprenant des autres membres et du conseiller (Cochran & Cochran, 2015).

"Le but ultime du processus pour de nombreux groupes est d'aider les membres du groupe à se répondre les uns aux autres en combinant l'assistance thérapeutique et le partage de leurs propres réactions et expériences connexes (Cochran & Cochran, 2015, p. 329).

Le travail de groupe peut être étayé par des formulaires qui agissent comme des interventions elles-mêmes ou qui capturent le travail pour l'évaluer pendant ou après sa réalisation.

Évaluer les performances d'un groupe

Utilisez le formulaire d'évaluation du groupe de soutien pour recueillir les expériences individuelles de la performance du groupe qui aideront à structurer le conseil à l'avenir.

A titre d'exemple :

Qu'est-ce qui vous a le plus plu dans ce groupe ?
Qu'est-ce qui vous a le moins plu dans le groupe ?
Quelle est votre appréciation globale du groupe ? (0 = aucune valeur ; 10 = très grande valeur)
Dans quelle mesure ce groupe a-t-il changé votre vie ? (0 = pas du tout ; 10 = beaucoup)
Vous êtes-vous senti en sécurité lorsque vous avez soulevé des points ou posé des questions ? (0 = pas du tout ; 10 = beaucoup)

Consentement parental pour le conseil de groupe

Comme pour le conseil individuel, le consentement des parents doit être demandé pour participer à des séances de groupe.

Utilisez le formulaire d'autorisation de consultation en groupe pour obtenir le consentement des parents avant d'initier un enfant à la consultation en groupe.

Ressources pertinentes de PositivePsychology.com

Nous disposons de nombreuses ressources gratuites, y compris des formulaires de conseil, tels que :

• Modèle BASIC-ID pour le coaching multimodal
  Ce modèle utile utilise le coaching multimodal pour évaluer les habitudes des clients et la manière de s'en défaire.
• Formulaire de retour d'information
  Saisissez l'évaluation d'une séance par votre client et utilisez-la pour améliorer vos futurs conseils.
• Formulaire d'inscription au coaching
  Remplissez ce formulaire avant de participer à un coaching de vie afin d'aider le conseiller à préparer la première séance.
• Formulaire d'examen succinct de l'état mental
  Utilisez ce formulaire pour saisir les résultats d'un bref examen de l'état mental.

Des versions plus complètes des outils suivants sont disponibles avec un abonnement à la Positive Psychology Toolkit©, mais ils sont décrits brièvement ci-dessous :

• Planification rétrospective des objectifs

La planification et la préparation font partie intégrante de la réalisation des objectifs et constituent une intervention puissante en matière de conseil.

Ce formulaire facilite la planification dans l'ordre chronologique inverse afin de minimiser la probabilité de considérer la réalité actuelle comme un obstacle à la réalisation de l'état final souhaité par le client.

• • Première étape - Identifier et visualiser l'objectif final.
  • Deuxième étape - Identifier et définir les étapes pour y parvenir.
  • Troisième étape - Passer à l'action et réfléchir aux progrès accomplis.
• L'audit énergétique

Remplissez ce formulaire d'audit pour aider les clients à gérer leur énergie tout au long de la journée.

• • Première étape - Utilisez le formulaire pour suivre vos niveaux d'énergie.
  • Deuxième étape - Mesurer les niveaux d'énergie quotidiens.
  • Troisième étape - Utilisez le formulaire lors de la séance de conseil pour discuter de la manière de reconstituer les niveaux d'énergie.

Si vous cherchez des moyens plus scientifiques d'aider les autres à améliorer leur bien-être, consultez cette collection de 17 outils de psychologie positive validés pour les praticiens. Utilisez-les pour aider les autres à s'épanouir et à prospérer.

Un message à emporter

Une relation de travail collaborative est fondamentale pour une alliance thérapeutique positive et devrait être intégrée dès le début de la consultation (Nelson-Jones, 2014).

La création, le remplissage et le stockage en toute sécurité des formulaires d'accueil, d'évaluation, d'orientation et d'autres formulaires essentiels contribuent à garantir.. :

• Une alliance thérapeutique solide entre le conseiller et le client
• Les besoins du client sont prioritaires
• La confidentialité est maintenue et les dossiers appropriés sont conservés.
• Le traitement est approprié et permet d'atteindre les objectifs du client

L'utilisation appropriée des formulaires favorise une compréhension complète de la situation du client, qu'il s'agisse d'un individu, d'un couple, d'un employé ou d'un étudiant. Les formulaires facilitent le traitement en clarifiant et en communiquant l'approche de la consultation et les attentes du client.

Pour l'étudiant, le membre du personnel ou le couple, les formulaires enregistrent l'évolution de la dynamique, de la compréhension et de la situation et peuvent être utilisés pour mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du traitement.

Les formulaires et modèles présentés dans cet article peuvent être fusionnés et modifiés en fonction de la structure et de l'approche théorique adoptée par le conseiller. Ils fournissent un retour d'information, des apprentissages et de la confiance au professionnel en pleine croissance, en lui indiquant potentiellement des pistes pour une formation future et le développement de ses compétences.

Pour un système conforme à la loi HIPAA qui crée et stocke tous vos formulaires électroniquement, et qui permet de les envoyer facilement aux clients pour qu'ils les remplissent, pensez à Quenza, conçu pour le praticien.

Nous espérons que cet article vous a plu. N'oubliez pas de télécharger gratuitement nos cinq outils de psychologie positive.