Theorie X und Theorie Y (& Z): Mitarbeitermotivation erklärt

Die meisten Führungskräfte und Manager sind sich bewusst, wie wichtig es ist, ihre Mitarbeiter zu motivieren und ein Umfeld zu schaffen, in dem sie ihr Bestes geben können (Sennewald & Baillie, 2016).

Motivation ist nicht einfach; die Motivationsfaktoren für jeden Mitarbeiter sind nicht in der gesamten Organisation gleich (Sennewald & Baillie, 2016; Ryan & Deci, 2018).

Douglas McGregors (1960) Theorie X und Theorie Y stellten den langjährigen autokratischen Führungsansatz in Frage und boten eine Reihe wichtiger Einsichten für eine effektivere Motivation und Führung (Pearson, 2020).

In diesem Artikel gehen wir näher auf den Ansatz von McGregor ein und untersuchen sein Potenzial zur Verbesserung des individuellen und organisatorischen Engagements und der Leistung.

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Eine kurze Geschichte der Motivationstheorie von McGregor

Unternehmen haben seit langem erkannt, dass sie, um wettbewerbsfähig zu sein, ein Umfeld schaffen müssen, das die Mitarbeiter inspiriert und antreibt, ihr Bestes zu geben - für sich selbst und für die Leistung ihres Unternehmens (Sennewald & Baillie, 2016).

Als der MIT-Professor Douglas McGregor (1960) das Buch The Human Side of Enterprise schrieb, teilte er das Unternehmensdenken in zwei Lager. In seiner Theorie X und Theorie Y erkannte er die Bedeutung des Einflusses bei der Führung von Managern an (MIT Sloan School of Management, n.d.).

Infolgedessen bot sein Ansatz mehrere wertvolle Einblicke in die Motivation am Arbeitsplatz, indem er unsere Annahmen über die menschliche Natur und das Verhalten in Frage stellte (McGregor, 1960).

Nach dem Modell von McGregor (1960) glauben Führungskräfte in der Regel eine der folgenden Aussagen (Villoria, 2022; Pearson, 2020):

• Theorie X
  Ein eher traditioneller, autokratischer Führungs-, Leitungs- und Kontrollstil, der davon ausgeht, dass Menschen in der Regel keine Lust auf Arbeit haben und "gezwungen, kontrolliert, gelenkt und mit Strafe bedroht werden müssen, um sie zu angemessenen Anstrengungen zu bewegen" (Pearson, 2020, S. 84)
• Theorie Y
  erkennt an, dass wir als Menschen unter den richtigen Bedingungen Verantwortung übernehmen und suchen und bereit sind, unsere Vorstellungskraft, unseren Einfallsreichtum und unsere Kreativität einzusetzen. Am modernen Arbeitsplatz gelingt es oft nicht, ein Umfeld zu schaffen, das unser Potenzial voll ausschöpft.

McGregors Theorie Y wurde zu einer wichtigen Alternative zur etablierten Sichtweise "in einer Zeit, in der die Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern immer feindseliger wurden", da erkannt wurde, "dass es eine andere Sichtweise auf Arbeitnehmer und Führung gab" (MIT Sloan School of Management, n.d., Abs. 7).

In dem beliebten Video von Kerry Goyette wird erörtert, wie man die Motivation der Mitarbeiter freisetzt und sie für den Erfolg nutzt.

Der Mann hinter der Theorie

Zweifellos prägten McGregors frühe Arbeitsjahre seine Sicht auf die Bedürfnisse der Belegschaft und er erkannte die Bedeutung einer unterstützenden (weniger anmaßenden) Führung (MIT Sloan School of Management, n.d.).

Bereits in der High School arbeitete McGregor im familiengeführten McGregor Institute, das vorübergehende Unterkünfte für Durchreisende anbot, und spielte sogar während der dort abgehaltenen Gottesdienste Klavier.

Anschließend schrieb er sich an der Psychologieabteilung der Wayne State University in Detroit ein. Später brach er sein Studium ab, um an einer Tankstelle in Buffalo, New York, als Tankwart zu arbeiten, bevor er zum regionalen Tankstellenmanager befördert wurde (MIT Sloan School of Management, n.d.).

Später kehrte er zur Bildung zurück und schloss sein Studium 1932 ab, während er das McGregor-Institut leitete und noch Zeit fand, eine Suppenküche für Arbeitslose zu betreiben. Anschließend wechselte er an die Harvard University, wo er seinen MA und seinen PhD in Psychologie machte, bevor er die Abteilung für Arbeitsbeziehungen am MIT gründete.

Er stieg schließlich zum Professor für Management an der MIT Sloan School of Management auf (n.d.).

Nach der Veröffentlichung von The Human Side of Enterprise (Die menschliche Seite des Unternehmens) wurde McGregor (1960) als Befürworter der Theorie Y bekannt, mahnte aber weiterhin zur Wahlfreiheit. Manager sollten "über ihre eigenen Annahmen nachdenken und zu ihren eigenen Schlussfolgerungen kommen" (MIT Sloan School of Management n.d., Abs. 11).

Tief in Theorie X eintauchen

Nach McGregor (1960) sind sowohl die Theorie X als auch die Theorie Y selbsterfüllend, was bedeutet, dass der Führungsstil einer Organisation das Verhalten ihrer Mitarbeiter beeinflusst (Pearson, 2020).

Theorie X - die traditionellere Sichtweise von Führung und Kontrolle - geht davon aus, dass Menschen Arbeit und Verantwortung nach Möglichkeit vermeiden. Als solche brauchen sie nicht nur Führung, sondern wollen auch geführt werden.

Wenn dies zutrifft, können organisatorische Ziele nur durch angemessene Kontrolle und angemessene Bestrafung erreicht werden (Pearson, 2020).

Das ist wichtig, denn die Sichtweise und Einstellung eines Managers erfüllt sich selbst. Wenn man davon ausgeht, dass die Mitarbeiter mit dem geringstmöglichen Aufwand auskommen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie genau das tun. Der so genannte Golem-Effekt ist am Arbeitsplatz, in der Bildung und anderswo zu beobachten (Fotsch & Case, 2017).

Im Folgenden werden drei Grundannahmen genannt, auf denen die Theorie X beruht (Pearson, 2020):

1. Der Mensch hat eine angeborene Abneigung gegen Arbeit und vermeidet sie, wann und wo immer er kann.
2. "Menschen müssen gezwungen, kontrolliert, gelenkt und mit Strafe bedroht werden, um sie dazu zu bringen, sich angemessen für die Erreichung der Unternehmensziele einzusetzen" (Pearson, 2020, S. 109).
3. Die Arbeitnehmer möchten gelenkt werden, denn sie haben nur begrenzte Ambitionen und ziehen Sicherheit der Verantwortung vor.

Eine Führungskraft mit solchen Annahmen zieht den autokratischen Stil der Fürsorge vor und ignoriert oft die psychologische Sicherheit ihrer Mitarbeiter (Prottas & Nummelin, 2018).

Ein genauerer Blick auf die Theorie Y

Im Gegensatz zum autokratischen Ansatz der Theorie X ermutigt die Theorie Y die Führungskräfte, ihre Mitarbeiter stärker zu unterstützen (Pearson, 2020).

Theorie Y geht davon aus, dass Mitarbeiter arbeiten wollen und ihre Vorstellungskraft, Entschlossenheit und Kreativität einsetzen sowie ihre persönlichen und organisatorischen Ziele selbstbestimmt verfolgen (Fotsch & Case, 2017).

Als solche beruht sie auf den folgenden sechs Annahmen (Pearson, 2020):

1. Der Mensch hat nicht von Natur aus eine Abneigung gegen Arbeit, sondern sie ist ganz natürlich, genau wie Spiel und Ruhe.
2. Es ist charakteristisch für uns, dass wir uns selbst steuern und kontrollieren, um unsere Ziele zu erreichen, und nicht auf äußeren Zwang und die Androhung von Strafen angewiesen sind.
3. Ich-Zufriedenheit und Selbstverwirklichung sind an sich schon lohnend.
4. Wir suchen die Verantwortung (anstatt uns ihr zu entziehen), wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind.
5. Im Allgemeinen zeigen Menschen ein "relativ hohes Maß an Vorstellungskraft, Einfallsreichtum und Kreativität, wenn sie versuchen, ein organisatorisches Problem zu lösen" (Pearson, 2020, S. 110).
6. Unser modernes Arbeitsumfeld lässt einen großen Teil des Potenzials des Durchschnittsmenschen ungenutzt.

McGregor zufolge betont die Theorie Y "das intrinsische Interesse des Durchschnittsmenschen an seiner Arbeit, seinen Wunsch, sich selbst zu steuern und Verantwortung zu übernehmen, und seine Fähigkeit, bei der Lösung von Geschäftsproblemen kreativ zu sein" (Morse & Lorsch, 1970, Abs. 4).

Theorie X und Theorie Y: Beispiele aus der Praxis

Lange Zeit verfolgte die Unternehmensführung einen Theorie-X-Ansatz, indem sie Ziele von oben herab verteilte und von den Mitarbeitern erwartete, dass sie ihre Leistungsziele erreichen.

Im Laufe der Jahre haben sich immer mehr Unternehmen, die sich an der Theorie Y orientieren, mit ihren Teams auseinandergesetzt und Fragen wie diese gestellt (Fotsch & Case, 2017):

Wie könnte das Unternehmen noch profitabler werden?
Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es für die Mitarbeiter?

Wenn Mitarbeiter wie Geschäftsinhaber behandelt werden, verhalten sie sich auch entsprechend (Fotsch & Case, 2017).

Der multinationale Getränkehersteller Coca-Cola beschäftigt weltweit mehr als 700.000 Mitarbeiter. Viele Jahre lang verfolgte Coca-Cola (wie viele andere Unternehmen dieser Zeit) einen Theorie-X-Ansatz für die Führung. Das Management war hierarchisch, und die Entscheidungsfindung war zentralisiert. Der autokratische Ansatz verlangte, dass alle Arbeiten der Mitarbeiter genauestens überprüft werden mussten, was zu einer geringeren Produktivität und sinkenden Gewinnen führte.

Coca-Cola musste sich verändern. Um Führungsansätze zu testen, setzte das Unternehmen die Theorie X in der Abteilung für Abfüllanlagen fort und führte den neuen Ansatz (Theorie Y) in der Unternehmensgruppe ein (Fotsch & Case, 2017).

Die Ergebnisse waren dramatisch. Sie fanden heraus, dass die Einführung der Theorie Y, die stärkere Einbindung der Mitarbeiter und die Übertragung von Eigenverantwortung deren Leistung und den wirtschaftlichen Erfolg steigerten (Fotsch & Case, 2017).

Anwendung von Theorie X und Theorie Y im Management

Theorie X und Theorie Y sind mehr als nur Führungskonzepte. Sie haben reale Anwendungen innerhalb von Unternehmensstrukturen (Pearson, 2020).

Wir sollten anmerken, dass Theorie X für die Führung in großen Organisationen wertvoll sein kann, vor allem wenn die Aufgaben kurz, sich wiederholend und klar definiert sind und nicht allzu viele Entscheidungen erfordern. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter können begrenzt sein, aber die Handlungen können klar dokumentiert werden (Indeed, 2023).

Auf der anderen Seite können kleinere Organisationen (oder größere mit weniger klar definierten Rollen) von der Übernahme der Theorie Y profitieren: Regeln und Verfahren bleiben flexibler. Die Mitarbeiter werden ermutigt, ihre Arbeit selbst in die Hand zu nehmen und sich auf ihre Diskretion und ihr Fachwissen zu verlassen (Indeed, 2023).

In Wahrheit stellen Theorie X und Theorie Y zwei Extreme dar. Die meisten Organisationen werden einen Mittelweg finden, wie wir in den folgenden Hinweisen sehen (Pearson, 2020):

Wie können wir Theorie X am Arbeitsplatz anwenden?

• Schaffen Sie ein hohes Maß an Struktur.
• Definieren und kontrollieren Sie jeden Schritt, der von jedem Mitarbeiter ausgeführt wird.
• Bieten Sie eine ausführliche Erläuterung zu jeder Rolle.
• Schränken Sie die Entscheidungsfreiheit der Mitarbeiter ein und setzen Sie kurzfristige Ziele.
• Nutzen Sie Gemeinsamkeiten und fördern Sie starke Verbindungen, um Produktivität und Effizienz zu verbessern.
• Halten Sie enge Fristen ein, denn die meisten Aufgaben sind von kurzer Dauer.
• Bieten Sie regelmäßig positives Feedback und erkennen Sie die täglichen Bemühungen an.

Wie können wir die Theorie Y am Arbeitsplatz anwenden?

• Schaffen Sie eine lockere oder flexible Managementstruktur, die den Aufgaben und Zielen angemessen ist.
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein hohes Maß an Autonomie.
• Fördern Sie Individualismus und Kreativität, insbesondere bei schwer zu definierenden Aufgaben.
• Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter als Experten. Erlauben Sie ihnen, selbst zu entscheiden, wie und wann sie ihre Aufgaben erledigen.
• Ermutigen Sie den Individualismus, aber unterstützen Sie die Teamarbeit.
• Seien Sie geduldig, denn die Aufgaben sind oft länger, aber zeigen Sie Ermutigung und Unterstützung.

Theorie Z: Die Kombination östlicher und westlicher Managementansätze

Theorie Z basiert auf der Idee, dass die Kombination bewährter Praktiken aus östlichen (insbesondere japanischen) und westlichen Managementansätzen zu einer optimalen Unternehmensleistung führen kann (Barkema et al., 2015).

William Ouchi schlug die Theorie Z in seinem 1981 erschienenen Führungsbuch Theory Z: How American Business Can Meet the Japanese Challenge vor. Viele hielten die Theorie Z damals für eine Fortsetzung von Theorie X und Theorie Y, doch sie unterschied sich grundlegend (Barney, 2004).

Der entscheidende Unterschied bestand darin, dass "Theorie Z die Analyseeinheit vom Individuum auf das System, in dem ein Individuum agiert, verlegte" (Barney, 2004, S. 106). Es war ein soziologischer Ansatz.

Die Erkenntnis der Amerikaner, dass japanische Autohersteller in den frühen 1980er Jahren erschwinglichere und qualitativ hochwertigere Fahrzeuge als Ford, General Motors und Chrysler anboten, trug zur Verbreitung der Theorie Z bei (Barney, 2004).

Der neue Stil umfasste Praktiken im Personalwesen, die zu stabilen, langfristigen Arbeitsverhältnissen und gruppenbasierten Belohnungssystemen führten. Er berücksichtigt auch die Überzeugungen, Werte und Bedürfnisse der Mitarbeiter (Barney, 2004).

Das richtige Gleichgewicht zwischen Theorie X und Y (und Z) finden

Es gibt keinen perfekten Führungsansatz, um Mitarbeiter zu motivieren (Pearson, 2020).

Theorie X verwendet einen eher autoritären Stil, der die Mitarbeiter demotivieren und zu Widerstand führen kann, während Theorie Y die Mitarbeiter (unter den richtigen Bedingungen) als selbstmotiviert anerkennt. Die Angemessenheit des Führungsstils hängt jedoch von der Organisation und ihren Aufgaben ab (Pearson, 2020).

Theorie Z motiviert Mitarbeiter, indem sie ihre Bedürfnisse berücksichtigt, z. B. durch das Angebot eines stabilen Arbeitsplatzes, die Betonung der Bedeutung der Qualität der Mitarbeiterleistung anstelle der reinen Quantität und das Angebot angemessener Belohnungen (Barney, 2004).

Um die richtige Balance zwischen den Theorien X, Y und Z zu finden, muss der Führungsansatz maßgeschneidert und personalisiert werden (Pearson, 2020; Barney, 2004).

• Die Bedürfnisse und Persönlichkeiten der Mitarbeiter - Passen Sie den Ansatz an die einzelnen Personen und Aufgaben an.
• Grad der Beteiligung - Verstehen Sie, wie viel Beteiligung an der Entscheidungsfindung angemessen ist.
• Ziele und Leistungskennzahlen - Überlegen Sie, ob die Ziele kurz- oder langfristig sind und wie der Fortschritt gemessen werden soll.
• Bedarf, Vertrauen und Engagement - In allen Organisationen ist es wichtig, eine langfristige Beschäftigung zu fördern und eine wechselseitige Loyalität zwischen der Organisation und ihren Mitarbeitern aufzubauen.
• Bereitschaft zur Veränderung - Ein flexibler Managementansatz ermöglicht es, auf geschäftliche Anforderungen, Teamdynamik und externe Faktoren zu reagieren.

Die Steigerung der Erwartungen, der Motivation und des Engagements wird zu besseren Ergebnissen und einem besseren Leben führen (Fotsch & Case, 2017).

Ressourcen von PositivePsychology.com

Für Personalverantwortliche, Coaches oder Strategen, die mit Führungskräften und ihren Mitarbeitern arbeiten, stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, die deren Motivation und Führungsqualitäten unterstützen.

Unsere kostenlosen Ressourcen umfassen:

• SMART+R-Ziele setzen
  Klienten dabei zu helfen, spezifische, klare und messbare Ziele zu setzen und darauf hinzuarbeiten, ist anregend und motivierend.
• Warum tun Sie, was Sie tun?
  Emotionales Bewusstsein ist entscheidend für die Verbesserung der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.
• Stärkenkarten für den Arbeitsplatz
  Das Verständnis von Stärken kann das Engagement, die Motivation und die Leistung des Einzelnen und des Teams erheblich verbessern.
• Achtsamkeit am Arbeitsplatz
  Achtsamkeit kann dem Einzelnen helfen, besser mit dem Stress in seinem Leben und seiner Rolle umzugehen.

Ausführlichere Versionen der folgenden Tools sind mit einem Abonnement für das Positive Psychology Toolkit© erhältlich, werden aber im Folgenden kurz beschrieben:

• Analyse der Komfortzone am Arbeitsplatz

In dieser Übung werden die Klienten aufgefordert, über ihre derzeitige Tätigkeit nachzudenken und zu entscheiden, ob sie sich innerhalb oder außerhalb ihrer Komfortzone auf einer Skala befinden, die als Komfortkontinuum bekannt ist.

Bei den Beurteilungen werden mehrere Fragen bewertet, darunter:

Wann haben Sie das letzte Mal etwas Neues bei der Arbeit ausprobiert?
Wie viel lernen Sie im Moment bei der Arbeit dazu?
Inwieweit haben Sie das Gefühl, dass Sie Ihre Fähigkeiten und/oder Ihr Wissen bei der Arbeit weiterentwickeln?
Inwieweit fühlt sich Ihre Arbeit repetitiv und/oder eintönig an?
Wann sind Sie das letzte Mal bei der Arbeit ein Risiko eingegangen?
Haben Sie manchmal das Gefühl, dass es Zeit für eine Veränderung ist? Wenn ja, was würden Sie gerne ändern?

Die Antworten geben Anregungen für die Festlegung von Zielen und die Durchführung von Maßnahmen.

• Mit Guided Imagery zum Unternehmenserfolg

Diese Übung unterstützt Führungskräfte bei der Erarbeitung ihrer Visionsgeschichte durch geführte Imaginationen. Dieser Prozess kann positive Emotionen auslösen, das Wohlbefinden steigern, Stress und Ängste abbauen und die Motivation verbessern.

• • Schritt eins - Die Einzelperson oder Gruppe wird in die geführten Bilder eingeführt und erfährt, warum sie so wertvoll sind.
  • Schritt zwei: Sie werden aufgefordert, sich zu entspannen, bevor sie durch eine geführte Imaginationssitzung geführt werden. Zum Beispiel:

Stellen Sie sich vor, dass Sie in dieser idealen Zukunft leben. Wie sieht Ihre Organisation aus? Wie hat sie sich verändert? Welche Rolle spielen Sie? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Details zu sehen.

• • Schritt drei: Der Einzelne entwirft eine lebendige Visionsgeschichte, bevor er sie in etwas Konkreteres und Umsetzbares destilliert: eine Durchbruchserklärung.

Wenn Sie auf der Suche nach weiteren wissenschaftlich fundierten Möglichkeiten sind, um anderen bei der Entwicklung positiver Führungsqualitäten zu helfen, sollten Sie sich diese Sammlung von 17 validierten Übungen zur positiven Führung ansehen. Nutzen Sie sie, um Führungskräften die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um eine Kultur der Positivität und Resilienz zu kultivieren.

Eine Botschaft zum Mitnehmen

Es gibt viele Ansätze zum Thema Führung. In erster Linie konzentrieren sie sich auf die Notwendigkeit, Mitarbeiter anzusprechen, mit ihnen in Kontakt zu treten und sie zu motivieren, auf individuelle, Team- und Unternehmensziele hinzuarbeiten.

Douglas McGregor (1960) führte die Theorie X und die Theorie Y ein, um zwei extreme Managementstile zu beleuchten.

Theorie X wird oft als eher traditionell angesehen und kann als autokratisch beschrieben werden. Sie geht davon aus, dass Mitarbeiter unmotiviert sind und keine Leistung erbringen, wenn sie nicht kontrolliert, gezwungen und sogar bestraft werden.

Theorie Y ist radikal anders. Hier glaubt die Führungskraft, dass die Mitarbeiter von Natur aus motiviert sind, gute Arbeit zu leisten, und dass sie unter den richtigen Umständen realistische und gemeinsame Ziele erreichen können.

McGregor erkannte, dass sich die meisten Führungsteams irgendwo auf einem Kontinuum zwischen Theorie X und Theorie Y bewegen. Obwohl keine der beiden Theorien immer zu 100 % zutreffend ist, würden die meisten Organisationen davon profitieren, wenn sie mehr Theorie-Y-Annahmen übernehmen würden.

Schließlich sind selbst Arbeitnehmer, die relativ ungelernte Tätigkeiten ausüben, motivierter und energiegeladener, wenn sie die Kontrolle darüber haben, wie sie ihre Arbeit ausführen, insbesondere wenn sie sich auf die Gewährleistung von Qualität und Leistung konzentrieren.

Theorie Z bringt weitere Überlegungen ein und kombiniert bewährte Praktiken aus östlichen und westlichen Managementansätzen. Sie erkennt an, wie wichtig es ist, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen und die Motivation durch gruppenbasierte Belohnungen und Arbeitsplatzsicherheit zu fördern.

Letztlich bieten die Theorien X, Y und Z hilfreiche Linsen, durch die Trainer, Führungskräfte und Mitarbeiter Einblicke gewinnen können, wenn sie den Führungsstil ihrer Organisation untersuchen. Eine faire und umsetzbare Bewertung kann zu positiven Veränderungen führen, die die Gesundheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter und des Unternehmens verbessern.

Wir hoffen, dass Ihnen die Lektüre dieses Artikels gefallen hat. Vergessen Sie nicht, unsere fünf Tools zur positiven Psychologie kostenlos herunterzuladen.